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移动互联时代BYOD成本管理知多少

发布时间:2019-07-17 18:09:40

移动互联时代 BYOD成本管理知多少

在2012年,Aberdeen集团发现,对于一家需要1000台移动设备的企业来说,平均下来,采用BYOD要比企业自备提供每年要多花费170000美元,而这主要是由于背后的费用管理问题所造成的。但是,来自VMware和英特尔的案例则展示了他们通过实施BYOD计划,实现了大量的成本节省。 那么,采用BYOD到底比企业为员工提供和平板设备更便宜,还是更贵呢答案取决于你企业如何实现BYOD策略部署,以及你企业是如何计算和管理费用及效益的。好消息是,自从Aberdeen集团于两年前发布其调研报告以来,商家们对于如何更有效地管理BYOD也有了更多的了解。例如,每月平均报销的金额费用在降低,同时,企业处理报销也更有效率。 管理报销费用 处理这些报销费用问题也许已经涉及到BYOD令人惊讶的费用部分。人工管理费,通常是通过员工个人提交费用报告的形式,而每份报告内部雇佣员工劳动力则需要花费15美元到20美元来处理,DataHive咨询公司的首席顾问Hyoun Park说。“这可以说是一个费用管理黑洞。”他解释说。主要是因为BYOD费用报销会涉及到很多不同的部门,从核实应付账款到财务部门和IT部门——所有这些工时加起来,就会带来额外费用。 但是,一些企业已经想出了如何降低成本的办法。 以特拉华州为例。那些选择BYOD计划的员工有资格获得每月40美元的无线服务补贴。而为了获得该项补贴,他们必须以规定的形式提交他们的账单。“我们要求他们提交报销的频率不要过于频繁,多每季度提交一次,”特拉华州的首席运营官Bill Hickox表示。这是为了减少处理由报销费用所产生的报告的开支。 “我们有很多人每年提交一次所有账单,”他说,这样就进一步降低了成本。大约600人在该BYOD计划之列。 Brunswick是一家健身、台球公司,该公司进一步为其员工规范了报销流程。根据职位角色的不同,每月将获得25到50美元不等的报销补贴。 Brunswick公司搭建了一个内部系统,方便员工个人可以申请报销,只需填写关于他们差旅信息和其他相关要求即可。这样,IT并不会参与决断员工的报销申请是否合格。“我们真的不会进行相关检查。” Brunswick公司企业络服务部门负责人Mike Tegtmeyer表示。相反,这是由员工的直接上级经理决定的。 满足资格条件的雇员每季度都会自动获得其报销补偿款项。为了处理这些款项,Tegtmeyer从企业的内部报销系统收集了员工申请BYOD报销的相关数据信息,并与人力资源部门的数据库进行核对,以确保员工仍然在职。如果他们的信息得到核实批准,那么整个报销处理过程,员工无需提交任何书面材料。 “我每个季度只需花费一个半小时的时间编写此报告,并将其以一定的格式发送给工资核算部门,”他说。该报销项目涉及到大约1400名员工。 他表示,通过采用BYOD计划,他所在企业的话费报销已经从每月140000美元下降至80000美元。Brunswick原来的一名专门负责管理由公司配备的设备的员工现在已经被重新分配到负责其他工作了,这也带来了更多的成本节约。 围绕着BYOD计划,Brunswick公司没有太多的额外开销。他们使用Airwatch控制公司拥有的所有设备。同时,依赖Lotus Notes Traveler来确保选择BYOD计划的员工使用电子邮件系统的安全。该公司在未来或许也会将BYOD设备也纳入到AirWatch监管范围,或者选择采用其他的管理平台。Tegtmeyer表示。 大多数的业务费用都会涉及到管理企业发放的设备,诸如运行黑莓企业服务器。因此,采用诸如AirWatch这样的移动设备管理(MDM)相关产品的成本较之采用企业设备管理程序的成本真的是便宜了很多,DataHive的Park说。 集中管理BYOD设备 较之Brunswick和特拉华州,英特尔采取了完全不同的路线。“我们尽量少使用报销费用报告的形式,因为这一做法既麻烦又不符合成本效益。” 英特尔客户服务IT部门主管丽莎·斯佩尔曼说。她补充说,这一过程不仅成本昂贵,还花费了员工填写相关报销项目信息的时间,以及那些审批领导的时间。“当我们将IT作为我们的核心功能时,我们相信其能够帮助推动英特尔生产力的化输出,所以如果我们制定了相关政策,要求员工每个月都要提交费用追踪报告的话,会让大家感觉很糟糕。”她说。 相反,当员工成为BYOD计划的一部分,他们开始选择有企业资助计划的移动运营服务供应商,那么,他们的话费账单就交由是英特尔来负责处理。这样相关的部门经理每月也会收到报告,他们可以清晰的了解属下员工的费用情况。 “我们试图尽可能以少的开销避免带来公司财务方面的。” 斯佩尔曼说。 采用这种方法的另一个好处是,英特尔仍然可以与其他运营商就获得折扣的事项进行合作谈判。当许多企业看到转换到采用BYOD计划时,每月的服务费用上涨了,这是因为他们为所有(或几乎所有)的员工都进行了补偿报销,这当然会更昂贵,因为这不属于企业的谈判计划范围之类。 英特尔属于较早通过转到与移动运营商计划,来为员工集中协商谈判,并享受到该计划优势的企业。许多其他公司才刚刚开始与移动运营商合作,以便为享受BYOD计划的员工谈判争取到一个更好的交易,Forrester的分析师戴维约翰逊表示。“但他们还处在早期,很多企业还只是简单进行费用的报销。”他解释说。 总的来说,英特尔并没有将部署BYOD计划作为降低成本的手段。“我们并不将其视为节约成本的手段,而是将其视为提高生产力的方法。”Spelman说。 其他削减成本的技术 一些企业所采用的用以削减BYOD成本的另一种方式,是通过驳回他们支付给员工补偿款的量。如今,企业提供给员工的月均补偿款大约为40美元,Park说。而在几年前,80美元是很正常的,彼时企业刚开始实施BYOD计划,其帮助企业免除了设备管理业务。但该计划项目经过几年的发展,处理相关的报销费用的总成本开始明显高于企业为员工提供企业拥有设备的成本,他们不得不开始驳回与员工的一些BYOD计划报销费用了。”他说。 同时,新的服务也不断应运而生,以帮助企业管理BYOD费用。 例如,Cass信息系统,将直接支付员工的补偿款项。员工每月的花费账单在需交费总额下会有一条线,明确显示他们自己需要负责缴纳的费用部分。而Visage and Concur则联合提供一款服务,以便让企业能够管理移动设备的费用。Tangoe和Mindwireless等其他公司则旨在使BYOD费用更加易于管理。(上述这几家服务供应商都不愿意谈论客户使用他们服务之后的体验。) 当一家企业设置了设备管理和费用管理系统之后,有可能会面临更多的挑战。当英特尔推出其BYOD计划时,该计划曾获得了员工们的积极响应。但很快,一旦员工们发现他们如何可以通过使用来更快的完成工作之后,他们开始要求获得越来越多的应用程序,Spelman说。“他们享受到该好处之后,就会想要更多。”她说。

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